SmartDMS & AI: De Toekomst van Slim Documentbeheer
Auteur: Dave Godschalx, Solution Consultant bij Process4People, 6 maart 2025
Ons innovatieteam werkt volop aan de integratie van AI in SmartDMS, onze oplossing voor eenvoudig en snel documentbeheer. De uitdaging: kan AI automatisch waardevolle informatie uit documenten halen zonder complexe configuraties? Het antwoord: ja!
De toekomst in slim documentbeheer is hier!
Wat als je documenten niet alleen automatisch worden opgeslagen, maar ook direct worden verrijkt met bruikbare informatie? Dankzij AI is dat nu mogelijk. Bij Process4People onderzoeken we continu hoe we innovatieve technologieën kunnen inzetten om processen slimmer en efficiënter te maken. Ons innovatieteam werkt volop aan de integratie van AI in SmartDMS, onze oplossing voor geavanceerd documentbeheer. De uitdaging: kan AI automatisch waardevolle informatie uit documenten halen zonder complexe configuraties? Het antwoord: ja!
Wat is SmartDMS?
Met SmartDMS slaat u documenten eenvoudig en veilig op in SharePoint, direct gekoppeld aan de juiste plek in uw systeem. Bijvoorbeeld: u sleept een factuur vanuit uw e-mail naar de juiste klantmap, waarna SmartDMS deze automatisch opslaat en verrijkt met relevante kenmerken zoals het inkoopnummer, de leverancier en de leverdatum. Dit maakt documenten niet alleen snel terug te vinden, maar ook direct bruikbaar binnen uw ERP-systeem.
Daarnaast maakt SmartDMS automatisch mappenstructuren aan voor bijvoorbeeld inkooporders, projecten of serviceorders. Dankzij de naadloze integratie met onder andere Microsoft Dynamics Business Central en Microsoft Dynamics F&O werkt alles soepel samen voor een complete en efficiënte documentoplossing.
AI als turbo voor documentbeheer
Ons innovatieteam heeft de kracht van AI benut om SmartDMS verder te versterken. Hier maken we gebruik van OCR-technologie. OCR staat voor Optical Character Recognition, ofwel optische tekenherkenning, en is een technologie waarmee tekst in een handomdraai uit afbeeldingen of gescande documenten gehaald kan worden. Die tekst wordt dan omgezet in een formaat dat de computer kan lezen. Hier halen we automatisch tekst uit pdf’s en afbeeldingen – ongeacht taal, formaat of indeling. Maar daar stopt het niet. Dankzij het geavanceerde taalmodel van CoPilot kun je direct vragen stellen over documenten, zoals:
- Wie is de afzender?
- Wat is het totaalbedrag?
- Wat is het documentkenmerk van de leverancier?
De antwoorden worden automatisch als metadata in SharePoint opgeslagen – zonder complexe programmering of langdurige training van AI-modellen. Wil je een ander gegeven ophalen? Stel simpelweg een andere vraag!
Een nieuwe dimensie van efficiëntie
Met deze AI-integratie maken we documentbeheer niet alleen slimmer, maar ook toegankelijker en efficiënter dan ooit tevoren. Ontdek hoe SmartDMS en AI samen een revolutie teweegbrengen in de manier waarop organisaties met documenten omgaan.
Ontdek de mogelijkheden van AI in documentbeheer
Benieuwd hoe SmartDMS en AI uw organisatie kunnen helpen? We laten het u graag zien! Neem contact met ons op voor een demo of een kennismakingsgesprek.