Blog: Zo kan een document beheer systeem jouw organisatie verder helpen
Auteur: Paul Poos, Solution Consultant bij Process4People, 21 maart 2024
Is het lastig om binnen je organisatie grip te krijgen op de vele documenten die op verschillende plekken staan? Documenten die nog steeds gekopieerd en gemaild worden waardoor er verschillende versies ontstaan en collega’s die er allemaal een eigen werkwijze op na houden? Lees verder en ontdek de voordelen van een documenten beheer systeem.
Waarom een DMS?
Een Document Management Systeem is een (cloud) systeem welke specifiek bedoeld is om bestanden in op te slaan en eenvoudig terug te kunnen vinden. Documenten hoeven dus niet meer fysiek in de archiefkast, maar staan netjes in het digitale DMS. Met een DMS kun je alle soorten bestanden (documenten, spreadsheets, PDF’s, afbeeldingen, tekeningen etc.) gestructureerd opslaan, voorzien van tags, delen binnen uw organisatie en archiveren. Dit zijn nog maar enkele voorbeelden van wat er met een DMS mogelijk is.
Structuur aanbrengen
Breng structuur aan in de huidige hoeveelheid documenten met een DMS. Elke medewerker bepaald nu zijn eigen mappenstructuur, bestandsnamen, versies waardoor het niet meer overzichtelijk, fijn en efficiënt werken is. Door slim gebruik te maken van templates, zorgt een DMS ervoor dat willekeurig mappen aanmaken, hernoemen en het hebben van documenten op meerdere locaties tot het verleden behoort.
Werken vanuit de cloud
In veel organisaties worden bestanden niet centraal opgeslagen en collega’s kijken niet naar de laatste versie van het document waardoor er inefficiëntie ontstaat. Sterker nog, documenten worden nog steeds uitgeprint, bewerkt en opnieuw gescand en opgeslagen. Wordt er ook vanuit huis of andere locaties dan het kantoor gewerkt? Dan heb je mogelijk geen toegang tot het archief waar je het bestand in wil opzoeken. Een DMS zorgt voor een totaaloverzicht van de documenten in de cloud, zorgt dat documenten enkel toegankelijk zijn enkel voor geautoriseerde personen en documentstromen/documentgeneratie is te automatiseren.
ERP database niet belasten
Door het steeds groter worden van bijvoorbeeld pdf-bestanden, afbeeldingen en tekeningen, groeit jouw database exponentieel met het gevolg dat het systeem trager gaat werken en back-ups steeds moeilijker worden. Een apart DMS zorgt ervoor dat je de applicaties blijft gebruiken waarvoor ze bedoeld zijn, inclusief versiebeheer, real-time samenwerken en het delen van documenten zoals het hoort.
Autorisaties
Personen die toegang nodig hebben tot klant- en of projectdocumentatie, moeten mogelijk nu een licentie hebben voor uw ERP systeem. Door personen te autoriseren in het DMS is het niet meer noodzakelijk om iedereen toegang te geven tot het hele ERP systeem, maar slechts in het DMS waartoe ze geautoriseerd zijn. Deze autorisaties kun je zelf beheren. Medewerkers van de projectafdeling hebben bijvoorbeeld geen bevoegdheid om met de financiële gegevens van de administratieve afdeling te werken, en vice versa.
SmartDMS, een unieke oplossing
Vaak zie je dat het Document Management Systeem een losse applicatie is binnen het bedrijf, en niet gekoppeld is aan jouw primaire systeem. Het SmartDMS van Process4People is specifiek ontwikkelt om te koppen met jouw (Microsoft) ERP omgeving. We hebben een oplossing ontwikkelt op het Microsoft platform dat SmartDMS naadloos koppelt aan Business Central of jouw Dynamics Finance and Operations omgeving. We maken gebruik van je vertrouwde SharePoint omgeving, taggen de documenten zodat ze gestructureerd worden opgeslagen en met ons aangepaste zoekportaal vindt iedereen documenten eenvoudig en snel terug!
Specifieke oplossingen
Wij hebben veel standaard connectoren en kunnen hierdoor elk primair systeem koppelen. Ook ontwikkelen we maatwerk apps die het mogelijk maken om alle relevante documentatie voor de medewerkers op de werkvloer, onderweg of tijdens een inspectie altijd bij de hand te hebben.
Heb je interesse gekregen in SmartDMS? klik hier of neem direct contact met ons op via het contactformulier of bel ons op +31 (0)85 303 86 60.